2011/12/13 13:21:51 作者：花小落 來源：1
溝通教練詳解高質(zhì)量視頻會議的訣竅，確保與會人員理解你要表達的內(nèi)容，就算是他們邊聽邊看手機也無妨。
電話會議、Skype在線視頻通話以及全球視頻會議等技術(shù)不斷涌現(xiàn)，極大地改變了人們舉行會議的方式。這是件好事，因為它至少每年能為大公司省下大筆的差旅費。但它也有軟肋：在視頻會議中，要實現(xiàn)有效交流實非易事。
通訊咨詢公司Speakeasy的首席執(zhí)行官斯科特.維斯稱：“現(xiàn)在絕大多數(shù)管理人員都是在現(xiàn)場會議的環(huán)境中成長起來的，即大家坐在同一個會議室里圍著一張圓桌開會。因此，視頻會議的環(huán)境會讓他們覺得頗為陌生。部分原因在于，在這種會上，與會者通常無法獲得即時反饋，對自己表現(xiàn)如何心里沒底。”
因此，在Speakeasy最新開展的一項調(diào)查中，盡管高達67%的受訪高級經(jīng)理稱，2012年預(yù)計將舉行更多的視頻會議，但毫不奇怪，也有62%的人稱，他們對自己是否具備充分利用這種會議的技巧感到擔(dān)心。
維斯稱，搞砸視頻會議的風(fēng)險確實存在。他說：“比如要和派駐在不同地點的高級管理人員召開一場常規(guī)的季度戰(zhàn)略會議，而且決定采用視頻會議的形式。如果與會的每個人并未完全理解會議上所說的內(nèi)容，或者有人沒機會發(fā)表一些至關(guān)重要的信息，你可能要等到會議結(jié)束很久以后才會意識到這一點——而此時經(jīng)營上可能已經(jīng)蒙受了重大損失。”這時就該你張口結(jié)舌了。
就如何避免這種情況，維斯及其團隊已向眾多“財富500強”企業(yè)的管理人員提供了相應(yīng)的培訓(xùn)。這些企業(yè)包括：可口可樂公司(Coca-Cola)，微軟公司(Microsoft)，家得寶公司(Home Depot)，UPS公司以及通用汽車公司(General Motors)。這一培訓(xùn)的要點如下：
盡可能減少視覺干擾
顯然，在電話會議中這不是問題，但在視頻會議上，與會者能相互看見，這就不是小事了。因此維斯的建議是：“請按照電視出鏡的標準著裝。”這意味著，要穿的保守而簡單，比如一套深色西裝，純色襯衫或女式襯衫。不要穿白色服裝，因為在燈光下它會產(chǎn)生眩光，也不要穿圖案復(fù)雜的服裝，比如犬牙花紋。
眼睛直視攝像頭
攝像頭通常就是個小黑點，所以，當(dāng)你潛意識里可能更想看著顯示屏?xí)r，要你看著攝像頭會有些不舒服。不過，維斯稱：“攝像頭就是進行眼神交流的手段。如果看著別處，就會讓人覺得你在有意躲避，或是心不在焉。同樣的道理，當(dāng)你在會上與對方交談，視線卻越過對方的肩膀，也會顯得失禮。”
維斯稱：“就算視頻會議要開兩個小時，你也必須專注地看著攝像頭。舉個例子，你肯定不希望攝像頭拍到你時，你正低著頭看手機。人們常常跟我說，一場耗時很長的視頻會議開完后，他們會因為全程都必須做到全神貫注而感到筋疲力盡。”
發(fā)言時請站起來
如果必須坐著，那么請挺直身體，以彌補坐姿對嗓音的削弱效果，同時請把雙腳平放在地板上，保持呼吸的深度。
維斯補充道：“攝像頭和耳麥會放大一切。”因此，請保持比平時當(dāng)面溝通更正式的姿勢， “不要顯得無精打采”。
放慢語速。在不同觀點間要有停頓
維斯寫道：“當(dāng)面溝通時，許多管理人員傾向于語速很快地說話。但是在電話會議或視頻會議上，給與會者更多時間，讓他們消化你所說的內(nèi)容就至關(guān)重要了——更重要的原因是，如果無法看見對方，他們很可能正在一心二用。”而在自己所要表述的觀點中間略作停頓，可以讓聽者有機會發(fā)表看法或發(fā)問，這直接關(guān)系到下一個要點：
保持協(xié)作
維斯說：“很多視頻會議由某一個人主導(dǎo)討論，通常是級別最高的人，結(jié)果會議變成了一個傾倒數(shù)據(jù)的過程。這對其他所有與會者來說無疑令人沮喪。而且這么做很危險，因為如果不給人們機會發(fā)表看法，你就無法知道他們是否真正理解了你的意思。”
確保每個人都有機會發(fā)言的一種方式就是安排會議主持，他們能適時插話，詢問與會者的看法(這還有另一個有益的效果，即避免與會者一心二用：沒人希望被點名要求發(fā)表看法時，讓人注意到他當(dāng)時正心不在焉。)
維斯表示，在會議上不要獨占風(fēng)頭的最大原因在于：“很多深思熟慮的人并不強勢，并不會貿(mào)貿(mào)然跳出來高談闊論。有些人可能對你試圖解決的問題已有答案，但是，如果沒有足夠的停頓，也不詢問大家的意見，就可能錯過這些答案。”
至少在這方面，視頻會議與當(dāng)面溝通的會議并沒有多大區(qū)別。
