2012/6/7 14:11:15 作者：佚名 來源：互聯(lián)網(wǎng)
有時員工經(jīng)常加班，在規(guī)定的工作時間內(nèi)，工作完成不了，這是工作效率的原因還是任務(wù)量多的原因呢?沒有人喜歡加班，都想下班時間就下班，那么我們就要提高工作效率，如何來提高呢?
在這篇文章中，我選取了13種最好的生產(chǎn)率戰(zhàn)略——嘗試，測試和驗證。如果按照每一種操作，我可以向你保證，你的生產(chǎn)率將會比現(xiàn)在增加一倍或兩倍，甚至更多。我自己每天按照下列步驟操作。我不這樣做的那段日子，我的生產(chǎn)率驟降。我這樣做的日子，我的生產(chǎn)率大增。相關(guān)性是顯而易見的。為了讓你進一步閱讀，在有些步驟中我也編寫了一系列參考書目。
他們是：
1. 設(shè)定生產(chǎn)率目標
可能一半的自助文章不斷地告訴我們設(shè)定目標，確立對象。你知道為什么嗎?這是因為這樣確實有效。你設(shè)定目標后，你就會把精力集中在你想實現(xiàn)的事情上。你不能實現(xiàn)的事情就不會出現(xiàn)。這樣無意識地就會讓你更有效率。
我經(jīng)常設(shè)定目標，使我的產(chǎn)量達到最大限度。例如，下個月我的目標之一是寫30篇文章，平均每天1篇。這些文章包括我寫在博客上的——個人優(yōu)秀博客，為其他大型網(wǎng)站撰的稿——LifeHack.Org。我在過去幾個月的平均產(chǎn)量是平均每周只有1-2篇文章，所以我決定設(shè)定一個30篇的目標，讓自己比平常寫的更多。設(shè)定這個目標，并為之奮斗的好處是，我的產(chǎn)量自然比沒有設(shè)定目標之前增加了。
明確你究竟想要實現(xiàn)的。下個月你想完成什么?什么目標你實現(xiàn)后，會讓你感到十分興奮，充滿自豪?把這個作為你的目標;然后根據(jù)這個，設(shè)定周目標;最后，你可以設(shè)定每日目標，每天要有目標對象。
2. 保持工作環(huán)境，有利于生產(chǎn)率
請問你的工作環(huán)境能激勵你工作嗎?或它往往能讓你分心嗎?你的工作環(huán)境為你的工作流程提供了舞臺，所以要選擇合適的工作環(huán)境。什么樣的環(huán)境能激勵你工作?這可能需要一點實驗。嘗試過不同的地方后，我發(fā)現(xiàn)我最好在安靜的周圍人少點的地方工作——比如我的房間，圖書館，咖啡館和我的街道。所以，我只能在這些地方工作。
那些被聘用的人不能確切地選擇工作環(huán)境。如果可以選擇的話，那么請修飾你的工作環(huán)境，使之有利于工作。整理你的辦公桌(這是下一步)。用你最喜歡的圖片和鼓舞人心的話語裝飾。放一兩個相框。用你最喜歡的杯子。有時候你可能無法享受你所要做的所有工作，但是這并不意味著你必須讓自己苦不堪言。如果你感覺像在家里，就會更激發(fā)你把事情做好。
3. 有一個組織的工作區(qū)
一張有序的辦公桌，無疑將有助于提高你的生產(chǎn)率。如果你的工作區(qū)雜亂無章，你會覺得混亂低迷。因為工作區(qū)混亂，你甚至不想做任何事情。但是如果你有一個漂亮，整潔，有組織的工作區(qū)，你會得到啟發(fā)并完成工作。你可以輕易地找到你的東西，而不是浪費寶貴的時間從一堆文件篩選你剛剛看過的東西。如果你是像我一樣的個體經(jīng)營者，有組織有重點是特別重要的。
我的房間里有一個小辦公桌，我特別注意保持干凈整潔。我的報告，文件夾和隨機文件都放在一個期刊架上(這是我3年前從宜家買的，只花了幾塊錢——這是我最好的投資之一)。鋼筆和文具放在文具盒里。在右側(cè)我留了足夠的空間放筆記本電腦和作為書寫區(qū)。幾個工作日下來，我的桌子自然也會凌亂，所以每隔幾天，我會做一些清潔和整理工作，讓每樣?xùn)|西都井然有序。甚至我自己的筆記本電腦也是我辦公桌的一部分——我用便簽紙和Excel表格來安排我的工作。對我來說，在一天中的任何時候，所有這些都營造了一個溫馨的工作空間。
4. 把重要的事放第一位
這是史蒂芬·柯維的高效率人士的七種習(xí)慣中的第三種習(xí)慣。重要的事放第一位是指把重要的事情放在其他事情之前，放在第一位。為什么會這樣呢?這是因為一天有24小時，我們大約要選擇一百萬種不同的事情做。有些是重要的事情，會產(chǎn)生重要影響。其余的是不重要的事情，不會產(chǎn)生重要影響。在這一百萬件事情中，我們必須挑選，否則我們將永遠淹沒在工作中，永遠不會完成任何事情。關(guān)注重要的事情，忽略不重要的事情。
過濾掉不重要的任務(wù)時，我常常問自己“做了這件事和在未來6個月產(chǎn)生重大影響嗎?”如果答案是不會或有一點影響，我就會把這件事放在一邊。如果答案是大大的肯定，那么我會特別關(guān)注。當然，我們永遠不能做出100%準確的評估，因為我們不能預(yù)測未來，但我們有足夠的知識可以給出一個良好的評估。例如，今年我的主要目標是發(fā)展我的博客，這是我個人業(yè)務(wù)發(fā)展的重要組成部分。
當我把這個觀點套用在我的博客任務(wù)清單時，我會自動關(guān)注的任務(wù)是(1)客人數(shù)量，這讓我接觸到更多重要的讀者，博客上增加了新的長期的讀者和訂閱者(2)為我的讀者撰寫新穎且高質(zhì)量的文章(3)寫書，這將是一個個人里程碑，同時成為一個新的收入來源。剩余時間其他各項任務(wù)就不是很重要了，如查看電子郵件，整理郵件，編輯網(wǎng)站，瀏覽臉譜網(wǎng)/推特信息。
5. 規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)
時間限制是指把任務(wù)在固定一個時間段內(nèi)。例如，上午9點到10:30做任務(wù)A，然后10:30到下午1點做任務(wù)B，下午2點到4點做任務(wù)C。時間限制很好，因為它可以防止你做任務(wù)拖拖拉拉。有一種說法是你想多長時間完成工作，你就會多長時間完成，我發(fā)現(xiàn)這個說法很正確。有沒有一個項目到了截止日期，你需要開夜車完成?我們大多數(shù)人通常會覺得如果最后期限沒到，我們就沒有必要這樣著急。事實是，這與截止日期沒關(guān)系。即使是1周后，2周后或1個月后，同樣的像先前那樣的最后一分鐘匆忙仍會發(fā)生。我們花這么長時間去做，因為這是我們給自己的時間表。
因此，在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)。如果你設(shè)置了一個特定的時間段，并嚴格遵守，你會找到完成工作的方法。當然，設(shè)定一個具有挑戰(zhàn)性并能完成任務(wù)的時間。如果一個任務(wù)需要3個小時，不要設(shè)置4個小時，因為你將會用完這4小時，設(shè)置3小時——最好更少，這樣你就可以學(xué)習(xí)在規(guī)定的時間內(nèi)對任務(wù)進行優(yōu)化(同樣，假設(shè)你嚴格按照規(guī)定的時間執(zhí)行)。
當然，對我們中間的神經(jīng)質(zhì)的完美主義者來說，限制所用的時間很難，因為這將導(dǎo)致質(zhì)量上出現(xiàn)問題。這就是我們下一個原則，就是……
6. 使用80/20法則
80/20指的是80%的產(chǎn)出要投入約20%的努力，其余20%的產(chǎn)出要投入80%的努力才能實現(xiàn)。
比如你有一個要到期的報告，為了能寫出最好的報告，你大約需要100個小時。根據(jù)80/20法則，你可以花20個小時(100個小時中的20%)得到80%的質(zhì)量。另一方面，最后提高本報告質(zhì)量的潤色，從80%提高到100%的質(zhì)量，需要你花80個小時(100個小時中的80%)。從有效性的角度來看，這不會有所削減。80/20法則告訴我們，只得到80%的質(zhì)量，放棄剩余的20%，因為所需的時間并不能證明我們得到的價值增加了。
因此，80/20法則讓我們學(xué)會忽略細節(jié)。忘記只有你注意到的小細節(jié)。你可以繼續(xù)修改完善，但那個時間最好能花在一個全新的任務(wù)上。關(guān)鍵是把你的精力放在你所做的每一件產(chǎn)生80%的效果的事情上——也是事情的80%。繪制一個圖，劃出界限，忽略界限之外的一切。
7. 有一個單獨臨時任務(wù)清單
如果你像我一樣，一整天的工作中會得到各種隨機的完整任務(wù)列表。我對那些突然來的事情，常常給予重視。比如現(xiàn)在來的額外的1號任務(wù)，我會立即去做，因為它只需5-10分鐘。對額外的2號任務(wù)，3號任務(wù)……一直到15號任務(wù)也是同樣的。過了一會，我意識到這些事情需要很多時間，從中我甚至得不到任何有意義的結(jié)果。不僅如此，一天中我沒有完成實際工作，因為我忙于這些隨機的工作。當我完成這些隨機工作時，我認為我會非常有效率，但事實是它只是假的效率。
所以，現(xiàn)在針對這種緊急任務(wù)，我用一個單獨的列表。我拋棄列表中的臨時任務(wù)，重點還是在我每天的目標列表。然后在這一天結(jié)束時，我撥一些時間來完成這些臨時任務(wù)。我分批處理類似的緊急任務(wù)，然后一次處理完。結(jié)果是我總能不到一個小時就完成這些任務(wù)，相比較而言，如果在一天中分散處理這些任務(wù)就要花幾個小時。
8. 技能升級
我們在產(chǎn)量方面的限制來自于我們自己技術(shù)水平的限制。升級你的技能，你就會增加產(chǎn)量。這就像用較新的版本升級我們的電腦軟件，這樣我們可以創(chuàng)造更多。我們的技能裝備是幫助我們創(chuàng)造的工具。我們需要更好的工具來創(chuàng)造更好的材料。
例如，現(xiàn)在我想要平均每天寫一篇新文章，我需要像以前一樣學(xué)會保持/增加同樣的寫作質(zhì)量，卻用較少的時間寫作。在這種準備期間，我讀了很多博客上的個人發(fā)展清單(與寫作清單更調(diào)諧);我寫了博客，內(nèi)容像復(fù)制博客和為了完成而寫博客上的內(nèi)容，我的寫作技巧/技能得到了提高。這些無疑將幫助我提高寫作速度。
工作中你用什么樣的關(guān)鍵技能?你如何升級這些技能并變得更有效率?
9.了解你的動機行為
你知道當我們真正受啟發(fā)而工作的時候怎么會有時間，其他我們總會感覺很懶惰的時候在哪里?這是正常的。當我們與內(nèi)心沉思失去聯(lián)系的時候，懶惰就會出現(xiàn)。如果你知道你的動機行為，那么你可以連接，并啟動你的生產(chǎn)率。
例如，我通常受到啟發(fā)而去寫博客，我發(fā)現(xiàn)我會更有靈感當知道我已實現(xiàn)了一個目標后(如每月完成X用戶)，或有(友好的)競爭(為我與較大的個人發(fā)展博客的交易樹立標桿)，或有一個比我的大的事業(yè)(認識到有很多人支持我的文章，并從中有了收獲)。當我篩選出這些行為，并與我每天的生活整合起來時——如訂閱提供列表的博客，公開與讀者的溝通渠道(評論區(qū)，臉譜網(wǎng)，推特，電子郵件)，與同類博主交談，我的動力大大增加。這個呈螺旋式上升，從而加強了本身。
你呢?你的動機行為是什么?你什么時候會有靈感?你怎么能把這些行為融入你的日常生活，加強你的動機?這樣做肯定會提高你的生產(chǎn)率。
10.利用時間空隙
時間空隙，是指一件事和下一件事之間的短暫時間空隙。時間空隙通常出現(xiàn)在等待/交通期間，如等待公交車/火車，上下班時間，等待約會開始等等。在這個時間空隙很多有準備的活動就會完成。你會感到很驚訝在那么短的時間內(nèi)完成那么多事。我做的一些活動包括聽自助播客，往筆記本電腦上輸入我的文章。通常我搭早班車，為了確保有座位。在40分鐘的車程中，我大約可以完成文章的20%，或完成約400-500字的輸入。相對來說如果我只是睡，那能在車上完成這個工作量真是太好了。
11.對你的目標負責(zé)
知道你是如何做的進度跟蹤是至關(guān)重要的。如果我們知道沒有問責(zé)制，我們就可以瘋狂地工作提高生產(chǎn)率，在某些時候，我們放緩。每星期六早上我都要進行周回顧，回顧下前一周我設(shè)定的目標進程。如果我完成了目標，我給自己一個大大的擁抱，輕拍后背。如果我沒有完成目標，我要明白什么地方出了錯。然后從那里，我制定下周的行動計劃，以實現(xiàn)下周的目標。這些周目標是月度目標的基礎(chǔ)，到月底的時候，我會進行月度回顧。
12.早起
這可能是因人而異，我僅分享真正適合我的。早起真的讓我工作更快更好。我個人認為沒有任何科學(xué)依據(jù)說早起，就會更有效率。我認為這是一種感覺良好的心理因素——既然你比世界上99.99%的人起得早，你想保持領(lǐng)先，所以激勵你快速工作。你工作的速度快，完成的事情就更多，就能激勵你保持領(lǐng)先，做更多事情。
為什么早起有幫助的另一個原因是因為，早晨的寧靜有利于完成更多的工作。我愛早起(早上5點)，我家附近幾乎聽不到任何聲音。鳥兒甚至還沒有歌唱，汽車還沒在道路上，我的家人也還沒起床。這是完成事情的完美時間。
13.記住休息
我們不是機器或機器人。我們不可能不休息而一直保持相同的產(chǎn)量。時間到了，我們需要休息/睡眠來恢復(fù)我們的體能，然后第二天我們可以繼續(xù)工作。請記住，我們工作幾小時要有質(zhì)量，而不是數(shù)量。我發(fā)現(xiàn)我累了的時候，我選擇繼續(xù)工作的話，我仍然能夠生產(chǎn)東西，但速度卻很慢。然而我休息下，我可以完成更多的事情，實際花的時間卻更少。
記住這十三點，按照這個做，看看你的工作效率會不會提高。
