2012/2/17 15:39:35 作者：程玉亮 來源：1
職場人，管好你的工作郵件
管好你的工作郵件
即使不像Excel、PPT達人那樣值得炫耀，做一個處理郵件方面的達人也能保證相當一部分的工作效率。
每天不收到幾封上司的郵件，你簡直會懷疑自己是不是記錯了上班的時間。對于大部分公司人來說，處理工作郵件已經成為職場中不可避免的基本命題。
有些公司人很容易就對付掉來自上司和客戶的工作郵件，而另一些人則沒有那么走運，歸根結底，他們的郵件實在太多了。
李顯最近遇到了一些不大不小的麻煩：有時候讀郵件會走神，打開下一封就不記得上一封的內容了，或者偶爾一兩次忘記回復同事的工作郵件。
不僅如此，他還常常被郵件打亂工作節奏，從而拼命加班。雖然因忙亂造成的失誤得到了及時補救，但李顯還是反省了一下自己。
作為一名市場部工作人員，李顯每天至少會收到五六十封郵件。因為承擔著大量的協調工作，時常需要快速的決策與回復，李顯為自己設定了郵件提醒，以便及時看到并處理每封工作郵件。
但看起來沒有那么容易。每隔幾十分鐘便飛來的郵件提醒，讓李顯不斷放下手邊的工作去打開郵箱。成塊的工作時間被打斷，于是加班變成家常便飯。偶爾郵件來得太過密集，處理完同事的請求后他甚至會忘記客戶那邊還需要轉發一份數據資料。
這樣的糟糕情況似乎并不少見。
隨便到哪個辦公室，都能找到一兩個被埋沒在電子郵件里的公司人，他們飛快地敲擊著鍵盤，強迫自己記下所有的指令、決策以及要求，每時每刻都在多線程工作，還得在完成事務之后快速反饋回復，最好還是措辭清晰嚴謹，恨不得讓電腦那頭的上司和客戶都能看到自己對工作的熱切之心。
如果陷入這樣一種狀況，還是要反思一下自己的工作方式，尤其細化到郵件處理方式。
郵件太多并不能成為工作完成不好的借口，年終考評的時候大概哪里都沒有類似“正確及時地處理工作郵件”的考核選項。
為了郵件而影響工作，看起來是筆不劃算的買賣。換一種辦法，讓郵件為效率服務，當然有可以實現這個目標的解決方案。
比如李顯重新規劃了自己的郵件處理時間，辟出專門的時間段處理郵件，過了這個時間點，除非是最緊急的事務，其它郵件一概按照發件人主題打上標簽，留到下個時間段再一一解決。
一開始還不太習慣，李顯總是強迫性地想在第一時間把所有郵件都處理回復。又吃了幾次加班虧之后，他開始堅持自己的時間段原則，工作效率漸漸有了提高。
比如三小時建一個市場方案，原先這項工作得讓李顯忙上一整天。如果沒有成塊的時間，每次被打斷的思路至少得花上十五分鐘才能重新恢復感覺。
事實上，用零碎的時間來處理郵件才是比較明智的辦法。
除去開會和同事之間的寒暄，能夠專注的工作時間本來就那么多，若不系統有序地安排事務，埋頭于郵箱中收發回復甚至調整格式和字體大小，現在看來是不是有些得不償失?
當然也別忘了調節自己的閱讀習慣。
比如遇到長郵件，沒有必要逐字逐句讀清楚，但如果剛換的新上級喜歡在中間段落寫上重要信息，也別因為以往的習慣而忽略過去。那句總被人掛在嘴邊的“細節決定成敗”，最適合用來檢閱收發郵件這樣的小事了。另外，在此也提醒一下公司人們，如果是在準備寫一封長郵件的時候，請一定把郵件內容里的要點在開頭就清楚地列出來。
千萬別輕視了它們，即使是收發郵件這樣的小事，解決掉重重障礙也沒那么簡單。
技術性問題
處理郵件也是一門技術活，不是你閱讀理解力強就能做圓滿的。
什么時候處理郵件?
隨便搜一下Chrome瀏覽器的應用，就能找到不止一種提醒新郵件的插件。即使在處理其他事務，這個安置在瀏覽器中的小圖標也能隨時標記新入郵件。裝上提醒是很必要的，但要不要即時處理?這是一個問題。
如果你的郵件量并沒有多到讓人抓狂，即時處理新郵件當然是及時溝通、避免錯過重要事務的好辦法，而一旦公司人每天收到四五十封甚至更多工作郵件，又是另外一種狀況了。
楊冬的辦法是“定時處理”，每天分出早上和晚上的時段，用兩個小時去處理重要郵件。除了對最高優先級的郵件隨手回復，過了固定時間就把郵箱暫時拋到一邊。
如果你正好在寫代碼，或者做報表，集中注意力去做手上的事情好了。沒有必要隨時隨地都在對付郵件，以免接踵而來的郵件分割了成塊工作時間，還把你弄得焦頭爛額。
選擇什么工具?
不要覺得Outlook、Lotus Notes、Foxmail是些過時的東西，事實上大公司更喜歡這樣的郵件處理系統。除了收發郵件之外，在大公司的工作流程當中，郵件系統還承載著日程安排、審批等功能，甚至可以從聯系人列表中看到組織權力分布的全貌。
不僅如此，找到適合的郵件工具無疑可以為自己帶來方便。郵件除了承載著匯報、知曉情況，及溝通等功能外，還可以作為個人的一個數據庫。
也有像Sparrow這樣聰明簡潔的郵件工具，這個創新者讓發郵件和發微博一樣簡單迅速。雖然它沒有高級附加功能，但回復、轉發、收藏、刪除和標記已經足夠日常應用。
大部分公司人需要使用公司郵箱去處理郵件。通常會有一個工作/私人郵件的區分，分別使用公司/私人郵箱進行收發。對于后者而言，大概沒有哪個像Gmail一樣獲得一致好評。若有超大附件的需求，網易和QQ郵箱這時候可以派上用場。
用什么終端?
能夠聯網的工具就是這些：電腦、手機，再加上iPad和Kindle Fire這樣的平板電腦。電腦的好處當然是能夠從容回復，但對于大部分公司人來說，通過手機便捷回復也可以快速解決一些事務。
手機與郵箱同步，好處在于不會遺漏高優先級的郵件，能夠做到及時處理。在出租車和餐廳等位過程中查收郵件的公司人不在少數，利用好碎片時間，也省了些回家加班的時間。當然被打擾的情況也并非沒有，如果適逢假期，給郵箱提醒設個靜音好了。
像Lotus Notes這類系統使用起來就可以先用手機上網收下所有郵件，離線集中處理，最后再上線發出。
平板電腦的好處更加明顯一些。在這樣一個無法寫文案、編代碼或者做PS的工具上，快速瀏覽并處理人與人之間的關系成為它最大的優勢之一。
技巧性問題
每個人都有自己的使用偏好，技巧的高劣與工作效率有一定關系。
Label、Tag和文件夾
文件夾曾經是為郵件歸檔的好辦法，在公司郵件系統里用這個方法來建立個人的數據資料庫現在仍然是很常見的。
不過今天的情況似乎比以前更復雜了，往往一封郵件牽涉到的內容眾多，歸在一個分類下會導致搜索上的不便。用羅朗的話說，如果自己收到一封郵件，它可能來自上司，同時是急需完成的，并且牽涉到某一項業務。用文件夾就會很猶豫要歸檔到哪里去，即使是經過再三思考的決定，日后也不容易索引。
大部分郵箱都開始支持標簽，比如標簽的先行者Gmail看起來又更進了一步，不僅可以直接使用鼠標拖拽標簽分類，還包含可以自動歸類的智能標簽。
不要忘了另一個名為標記的小功能，給重要、優先和需要及時回復的郵件做標記，回復完再做一個標記。這樣做起碼可以避免“茶歇的時候用手機看完，打算到電腦上回復，結果坐到辦公桌前就完全忘記了”的事情發生。
借助其它工具進行時間管理
“明天上午找部門經理做工作總結，后天下午2點開始報銷，下周一要見客戶”……這些通過郵件被告知的日程如果不及時處理，很容易淹沒在不斷涌入的新郵件當中。
除了一筆一劃地抄在自己的記事本上，事實上還有些更容易的辦法，比如把日歷功能用起來。
以Outlook為例，直接用鼠標把郵件拖動到日歷選項，選擇日期填寫地點，這樣就建立好一個提醒日程。
同樣也有將日歷整合得很好的郵件系統，比如當Gmail發現在郵件內容中出現日期、時間、地點等資料時，它便會在界面的右邊顯示日歷圖示，并問你是否想把這事項加進Google Calendar之內。Gmail還可以設置郵件推送提醒，以免用戶忘記需要做的事情。
辨別重要郵件
自從付昱沒有及時看到郵件而錯過開會，他自己琢磨出了一套分類和提醒。先按照發件人將郵件歸類，然后按照發件人的重要性挨個看主題。如果有特別緊急的，加上緊急標簽。遇到一些需要做完再回復的重要郵件，他的解決辦法是設定鬧鈴，一小時提醒一次，處理完再將其取消。
他的另一個辦法是，讓同事們都知道自己郵件數量比較多，這樣如果有重要的事務，經常來往的發件人一般會通過電話或MSN給個通知。
楊冬則有更系統的辦法，對新郵件先看收件人和抄送者，再看主題來判斷郵件是否重要。如果收件人里沒有上級和平級，優先等級就相對比較低;如果是公司重點的項目就第一時間打開處理;而如果自己只是被抄送的對象，這樣的郵件一般就不會回復。
其它的小習慣
大概會有人遇到長郵件就不知道該怎么辦。比較幸運的情況是收到的工作郵件廢話不多，按照邏輯和事項分條目羅列清楚，讀起來不會太困難。如果是更加熟悉的發件人，比如上司喜歡開門見山的說重點，結尾通常沒有重要事情，那么讀到最后一帶而過也是常有的情況。
也不免會遇到比較嗦的發件人，為了避免讀到一半就不想再讀下去，或者習慣性遺漏重點，羅朗的解決辦法是將前后寒暄和背景介紹都忽略掉，直接從問號之前開始讀起。
主題中七八個“Re”大概也會讓公司人失去仔細讀郵件的耐性，這時候用上客戶端是個不錯的選擇。比如Sparrow和Gmail一樣，能夠將同一主題的郵件整合在一起，避免了過多回復的情況。
韋瑋
凱捷咨詢跨國企業業務高級經理
C：處理工作郵件時最重要的是什么?
W：最重要的是判斷收到郵件的重要性和緊急性。有些人會按照收到的次序一封一封點開看，郵件比較少的時候可以這樣，多了就不行。通常收到郵件會先看發件人和主題(所以對于寫郵件的那方來說標明主題很重要)。以我自己為例，最重要的當然是直接上司的郵件，還有大約20%來自再上一級的上司。一般在我管理范圍兩級之外的就不太重要。其次，下屬的郵件我會認真看一下，但數量比較多的情況下有些我會直接電話回復。另外，其實CEO發來的不用急著看，可能也重要，但沒那么緊急，因為如果是急事的話直接上司就會通知。另外，郵件是直接發送、抄送還是轉發給你的，也是判斷依據之一。
C：哪些郵件要留底，哪些絕對不能用私人郵箱收發?
W：前者主要是需要留存證據的那一類。內部郵件比如老板布置的一些界線模糊的事情，或者老板的承諾，以及與之探討職業生涯的一些想法之類的郵件。另外還有和客戶相關的重要郵件。
對于工作和私人郵箱這一點來說，二者必須分開。
C：郵件是否要隨時查看隨時回復?
W：以我個人為例，早上我會把手機上關聯的公司、私人郵箱查一遍，看一下發件人和主題。一般內容比較短、大概用100字以內可以說清楚，或者非常緊急的郵件，都用手機回。重要的郵件做一個紅旗標注，過一段時間再好好看。
C：公司人平時在發掘公司郵件系統的各種功能上要發揮主動性。
W：這一點也挺重要的。通常大公司會用Outlook或者Lotus Notes的郵件系統。Notes的審批、離線操作文檔、數據庫等功能都非常實用。入職時可能公司會有個簡單培訓教你使用這個系統。這個系統非常開放，平時自己也可以研究如何更高效地使用它，或者和IT部交流，網上也有很多此類的帖子。
總之，郵件是工作中一個主要的溝通手段。一些大公司里的績效考核都比較簡略，關于你performance的東西都在郵件里。上下級主要的溝通也都通過郵件。它優于口頭溝通的特點是它不建立在情感的基礎上，比較solid，傳遞需要確定的、嚴格執行的東西。
