2012/5/16 9:52:47 作者：sc004 來源：1
【摘要】在萬物復蘇的季節，人們習慣于進行一次大掃除，清洗掉一個冬天的陰霾和慵懶。但對一家企業而言，不應該僅僅整理整理地毯，打掃打掃廁所角落里的塵埃，而應該抓緊時間擺脫那些可能會導致時間、金錢或者精力浪費的任務及人員等，并盡量避免將自身置于這種情境之中。以下是八個可能帶來浪費的壞習慣，如果你正好可以對號入座的話，趕緊懸崖勒馬吧。
1.創業者缺乏合適的工作計劃
朱莉·摩根斯頓(Julie Morgenstern)是紐約的一位時間管理專家，同時她還著有《切忌早晨查收郵件：工作日保持效率的竅門》一書。她認為缺少一份合適的工作時間表是企業家浪費時間、精力及金錢的首要原因。這往往讓他們無所事事、心灰意冷、生產力降低，從而導致收入下滑。盡管很多人都認為工作清單要具體到每日的工作計劃，但摩根斯頓建議企業家以3天為一個周期制定相應目標。
以3天為一個單位安排會議、工作的截止時間等，可以預留出一定的富余時間，在突發事件或者緊急情況出現時有回旋的余地。同時，這種計劃可以讓規劃者清楚地劃分出輕重緩急，在一定范圍內的推遲不會造成對未來計劃的透支。此外，她還建議每天花費幾分鐘的時間，考慮手頭的3天計劃是否有需要修改完善的地方。
2.員工不能人盡其才
據摩根斯頓估計，在她擔任顧問的中小企業中，約有75%～80%的資源浪費源于未能將每個員工的長處發揮到最大，沒有為大家安排合適的工作。克里斯廷·馬克特(Kristin Marquet)是紐約傳播公司馬克特媒體的創始人，對此她深有體會。當她某一天仔細分析自己的時間究竟花在哪些地方時，驚訝地發現每周她用了10小時來處理一些瑣事。考慮到她時薪為100美元，由此帶來的損失是十分驚人的。意識到這些以后，馬克特聘請了一位能夠處理日常辦公瑣事的工作人員，從而將記賬、文案以及網站設計這類事情完全移交出去。實際上，馬克特支付給這位員工的工資只是她損失金錢的1/4。
摩根斯頓建議，“盡管你可能會感到自己實在沒有時間來對新人進行培訓，但是花上6個小時來與之溝通，隨后每周你都能夠節約兩小時，一年下來，也將多爭取近100個小時呢!”
3.缺乏具體的工作方向
加州貝克斯菲爾德的一位企業成長顧問拉瑟爾·歐瑞德(Russell S. Allred)，與他人合著了《高效企業家的最佳實踐》一書，對這一領域頗有研究。他認為避免浪費時間以及讓工作日程更有效的方案是：以某項任務為中心，構建相應的配合系統及工作進程。這需要在辦公室部署好工作清單及流程，同時記錄下完成每一個流程的步驟，總結出最有效的方式，并將之形成規范。很多人習慣學習他人的經驗，所以可以讓員工在一旁觀摩優秀員工的操作過程。同時，他還建議，為了確保工作效率的最大化，可以創建一個工作進度表，規劃得越細致越好。此外，每次要培訓一名以上的員工。就算在某個崗位上的員工生病了或者跳槽離開，也有人能夠立刻頂上，從而預留出充足的時間培養后備力量。
4.時間規劃不嚴密
辦公和家居產品提供商兄弟國際公司在2010年4月進行的一項調研發現，在漫無目標地尋找工作任務上，每位員工每年浪費38小時。那些在觀看搞笑視頻或者動物影集上損失的時間更是不計其數。金伯莉·梅德洛克(Kimberly Medlock)是馬薩諸塞州奧利弗布蘭奇一家名為生產力管理公司的顧問，他認為很多員工都不知道如何處理來自線上、線下的各種任務指令。因此她建議公司建立一個專門的電子文件傳輸系統或者紙質文件存儲歸檔中心，以便更好地傳遞重要的信息。同時，員工們應排除雜念，不在無謂的事情上消磨時間，集中精力做好自己該做的事情。比如，養成每天定時查看郵箱的習慣，以免工作中被一些新郵件提醒而分心。有意識地自動忽略那些反復發送的或者不重要的郵件，可以借助Anti-Social等屏蔽社會化網站的工具或者RescueTime等時間管理工具，來抵擋社會化媒體的誘惑。
5.開支無度
伊萊·米克拉韋茨(Eli Mechlovitz)是一家玻化磚網絡零售商GlassTileStore的聯合創始人，他的公司設在紐約布魯克林區。他仔細審查每月賬單，發現了嚴重的資源浪費現象，比如付費的網絡分析工具、不必要的報刊雜志訂閱費、可有可無的保險支出等。通過具體的清算工作，他每月可為公司節約4000美元的開支。米克拉韋茨分析，“有時候，人們會很輕率地多訂閱一兩本雜志，或者加入一些看起來相對便宜的小型項目。但日積月累，最后就形成一大筆開支。”因此，他建議企業分季度對公司的支出進行考核，及時削減一些不必要的支出。
6.未能找準目標對象
瑪麗亞·瑪莎拉(Maria Marsala)是華盛頓州一位商業教練，在對客戶服務的過程中，她發現很多企業在錯誤的消費群身上投入了大量的時間和精力。因此，她鼓勵這些企業首先劃定自己的理想目標消費群，即找到會為自身產品或服務買單的個體或組織。讓這些理想目標消費群產生多次購買，并引發口碑推薦。那些試圖取悅所有人的營銷行為將帶來極大的資源浪費，瞅準自己的目標市場和目標人群相當重要。
7.員工資源的大量浪費
在米克拉韋茨的公司，一旦員工出現生產力低下或者負面情緒時，他會為其換一個崗位，以便發揮各自的特長。比如，一名無法很好地完成自身工作的倉庫管理員，最后在專門為產品打包的團隊中表現非常出色。但如果一名員工真的無法勝任工作或者在單位異常痛苦，那么企業應該迅速解聘這位員工。前文提到的顧問歐瑞德表示，“一位態度消極的員工可能會讓整個團隊士氣低迷，最終令企業領導者沮喪不已。原因在于，最終領導者會自責，作為老板，為什么沒有及時結束雙方的痛苦?”當然，如果這種“老鼠屎”與創業者沾親帶故，那么情況將會復雜得多。一般而言，應該首先考慮讓這位員工深陷痛苦之中的原因是什么，怎樣才能夠改變這種處境。解決問題的第一步是，別讓消極情緒持續蔓延，進而影響整個團隊。
8.工作拖延
如果你經常掐著最后期限來完成任務，那么就應該回過頭來好好想想問題出在哪里。時間管理專家摩根斯頓分析稱，通常來說，筋疲力盡往往是因為超負荷工作，但很多時候造成這種疲勞拖沓狀態的原因在于缺乏一定的規章制度。通常一個較大的項目會造成時間的拖延。她建議將大任務分解成不同的小任務，并且規劃出具體的時間表。“在現在的工作環境中，你很少能夠一天8小時全神貫注于某事，但在半小時至1小時中保持注意力還是可行的。所以，掐著日程表，看看自己能否在某個時間前完成任務是非常有效的。”
改掉陋習的四個建議
要解決以上幾個問題，可以從下面四個建議入手，或許能夠改善你的辦公環境。
借用外腦。在與供應商或者轉包商接洽的過程中，了解其對行業的認識相當重要。企業成長顧問拉瑟爾·歐瑞德認為這些人都是領域內的專家，因此能夠提出新的觀點開拓視野，或者找到節約開支的訣竅。
重視核心資源。生產力顧問馬修·科內爾(Matthew Cornell)認為，最浪費時間和精力的莫過于丟失了一些很有價值的數據或者一些核心職員離職。因此，創造一個安全的系統保存公司重要的、機密的信息，針對某個崗位培訓至少兩名員工，都非常重要。
更新知識庫。當企業發展壯大時，一些理念仍然有效，而另外一些知識則可能需要更新。商業教練瑪麗亞·瑪莎拉建議創建一個“學習總結”的單元，可以將一些收集來的新知識記錄在案。為什么這個市場營銷行為非常震撼?記錄下來當時的情境以及執行的細節。如果某次活動失敗了，也要好好分析原因何在。不管是成功的經驗還是失敗的教訓都需要與員工們共享。
控制預算。歐瑞德指出，“如果你現在找不到本月財政赤字的源頭，那么到年底同樣也總結不出教訓。”所以，建立一個有效的財務管理系統非常重要。對接下來的貸款及收益都有一個清晰的預算表，并隨時更新，可對公司財政狀況一目了然。
