<p> 　　發郵件禮儀匯總 讓優秀成為職場達人習慣</p> <p> 　　<strong>關于主題</strong></p> <p> 　　主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。</p> <p> 　　1.一定不要空白標題，這是失禮的。</p> <p> 　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用&hellip;才能顯示完你的標題。</p> <p> 　　3&hellip;&hellip; 好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。</p> <p> 　　4. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 &ldquo;王先生收&rdquo;。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：&ldquo;嘿!&rdquo;或是&ldquo;收著!&rdquo;</p> <p> 　　5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理</p> <p> 　　6.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如&ldquo;* !&rdquo;等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用&ldquo;緊急&rdquo;之類的字眼。</p> <p> 　　7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。</p> <p> 　　8、重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的印象，一定要慎之又慎。</p> <p> 　　<strong>關于稱呼與問候</strong></p> <p> 　　1. 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度</p> <p> 　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.</p> <p> 　　如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如&ldquo;x經理&rdquo;;如果不清楚職務，則應按通常的&ldquo;x先生&rdquo;、&ldquo;x小姐&rdquo;稱呼，但要把性別先搞清楚。</p> <p> 　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個&ldquo;Dear xxx&rdquo;，顯得很熟絡。</p> <p> 　　關于格式，稱呼是行頂格寫。</p> <p> 　　2. Email開頭結尾好要有問候語</p> <p> 　　簡單的開頭寫一個&ldquo;HI&rdquo;，中文的寫個&ldquo;你好&rdquo;或者&ldquo;您好&rdquo;，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。</p> <p> 　　結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個&ldquo;祝您順利&rdquo;之類的也就可以了，若是尊長應使用&ldquo;此致敬禮&rdquo;。注意，在非常正式的場合應使用信件標準格式，&ldquo;祝&rdquo;和&ldquo;此致&rdquo;為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而&ldquo;順利&rdquo;和&ldquo;敬禮&rdquo;為再換行頂格寫。</p> <p> 　　俗話說得好，&ldquo;禮多人不怪&rdquo;，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待</p> <p> 　　<strong>正文</strong></p> <p> 　　1. Email正文要簡明扼要，行文通順</p> <p> 　　若對方不認識你，件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到末了看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。</p> <p> 　　Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。</p> <p> 　　正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。</p> <p> 　　2. 注意Email的論述語氣</p> <p> 　　根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。</p> <p> 　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。</p> <p> 　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論謹慎而客觀。 &ldquo;郵件門&rdquo;就是深刻的教訓!</p> <p> 　　3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。</p> <p> 　　如果事情復雜，好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。</p> <p> 　　4. 一次郵件交待完整信息</p> <p> 　　好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么&ldquo;補充&rdquo;或者&ldquo;更正&rdquo;之類的郵件，這會讓人很反感。</p> <p> 　　5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查</p> <p> 　　這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。</p> <p> 　　在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。</p> <p> 　　6. 合理提示重要信息</p> <p> 　　不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。</p> <p> 　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述</p> <p> 　　對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。</p> <p> 　　8. 不要動不動使用 ：) 之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻</p> <p> 　　Business Email 不是你的情書，所以：)之類的好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-：)</p> <p> 　　<strong>附件</strong></p> <p> 　　1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件</p> <p> 　　2. 附件文件應按有意義的名字命名，好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理</p> <p> 　　3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時</p> <p> 　　4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件</p> <p> 　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用</p> <p> 　　6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送，</p> <p> 　　<strong>語言的選擇和漢字編碼</strong></p> <p> 　　1. 只在必要的時候才使用英文郵件</p> <p> 　　英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。</p> <p> 　　2. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件</p> <p> 　　如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。</p> <p> 　　3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。</p> <p> 　　4. 選擇便于閱度的字號和字體</p> <p> 　　中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明適合在線閱度的字號和字體。</p> <p> 　　不要用稀奇古怪的字體或斜體，好不用背景信紙，特別對公務郵件。</p> <p> 　　不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。</p> <p> 　　<strong>結尾簽名</strong></p> <p> 　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。</p> <p> 　　1. 簽名信息不宜過多</p> <p> 　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。</p> <p> 　　引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。</p> <p> 　　2. 不要只用一個簽名檔</p> <p> 　　對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。</p> <p> 　　3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。</p> <p> 　　<strong>回復技巧</strong></p> <p> 　　1. 及時回復Email</p> <p> 　　收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。</p> <p> 　　對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一時間處理，但一般不要超過24小時。</p> <p> 　　如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說&ldquo;收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云&rdquo;。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。</p> <p> 　　如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。</p> <p> 　　2. 進行針對性回復</p> <p> 　　當回件答復問題的時候，好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。</p> <p> 　　3. 回復不得少于10個字</p> <p> 　　對方給你發來一大段郵件，你確只回復&ldquo;是的&rdquo;、&ldquo;對&rdquo;、&ldquo;謝謝&rdquo;、&ldquo;已知道&rdquo;等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。</p> <p> 　　4. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓</p> <p> 　　如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是好的交流方式。</p> <p> 　　對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。</p> <p> 　　5.要區分Reply和Reply All(區分單獨回復和回復全體)</p> <p> 　　如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了</p> <p> 　　如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情</p> <p> 　　如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。</p> <p> 　　點擊&ldquo;回復全部&rdquo;前，要三思而行!</p> <p> 　　6. 主動控制郵件的來往</p> <p> 　　為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：&ldquo;全部辦妥&rdquo;、&ldquo;無需行動&rdquo;、&ldquo;僅供參考，無需回復&rdquo;。</p> <p> 　　<strong>正確使用發送，抄送，密送</strong></p> <p> 　　要區分To和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、秘送人)</p> <p> 　　1. To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。</p> <p> 　　2. 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email.</p> <p> 　　3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。</p> <p> 　　4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!</p> <p> 　　5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源</p> <p> 　　6、轉發郵件要突出信息</p> <p> 　　在你轉發消息之前，確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。</p> <p> 　　如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。</p> <p> 　　不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。</p>